Bienvenido al Sistema interno de información de Auto Electrochips

Todos y cada uno de los empleados de Auto Electrochips tienen la responsabilidad de asegurarse de que nuestras actividades se realicen en pleno cumplimiento de las leyes vigentes, las directrices internas y los principios éticos.

Creemos que la mayoría de las inquietudes éticas y de otro tipo pueden notificarse y abordarse de forma más eficaz a través de los canales normales de comunicación, ya sea a nivel de fábrica o a nivel de empresa. Sin embargo, también es de primordial importancia que las violaciones conocidas o sospechadas se comuniquen y se atiendan. Por lo tanto, en caso de que no sea posible comunicar su inquietud o solicitar ayuda a través de los canales normales de comunicación, el canal de denuncias de Auto Electrochips ofrece una herramienta adicional para notificar conductas indebidas o violaciones reales o potenciales de las directrices internas, los principios y las políticas de Auto Electrochips, así como de las leyes y reglamentos vigentes.

Enviando un mensaje puede ayudar a prevenir que se produzcan daños —o mitigar su impacto— a otras personas o a la empresa, y contribuir a la mejora continua de las políticas y prácticas dentro de la organización.

El canal de denuncias de Auto Electrochips permite a los empleados y agentes externos de la empresa enviar mensajes para denunciar de buena fe un delito, una violación manifiesta de las leyes aplicables o una amenaza o perjuicio del interés general; o violaciones manifiestas de las directrices internas, sus principios y sus políticas.

En el canal de denuncias de Auto Electrochips los empleados y agentes externos de la empresa podrán enviar mensajes sobre los siguientes temas principales:

• Corrupción y tráfico de influencias:
  • Cualquier acto mediante el cual una persona solicite o acepte una ventaja indebida a cambio de realizar, acelerar la realización, dejar de realizar o demorar la realización de una acción durante sus deberes profesionales, para el beneficio de un tercero.
  • Ejemplos: Sobornos y aceptación sobornos; relaciones inadecuadas con autoridades públicas, proveedores o clientes; conflicto de intereses; tráfico de influencias; facilitación de pagos; etc.
• Lavado de dinero / fraude/ falsificación de libros y registros:
  • El lavado de dinero puede ocurrir cuando se realiza una acción en actividades económicas legítimas para enmascarar el verdadero origen de dinero o activos que están conectados con actividad criminal.
  • Ejemplos: Pagos hechos a o desde países que son «paraísos fiscales»; exceder los límites de pagos en efectivo; no cumplir con los requisitos de revelación; etc.
  • Fraude se refiere a la afirmación de falsedades o distorsión u ocultación de la verdad para obtener una ventaja ilegal para uno mismo o para un tercero.
  • Ejemplos: Fraude crediticio; fraude de subsidio; fraude de seguros; falsificación de documentos; información engañosa sobre un producto o sobre la venta; etc.
  • Falsificación de libros y registros se refiere a la malversación o justificación inadecuada de transacciones.
  • Ejemplos: Emitir facturas infladas para quedarse con el excedente; falta de documentación de respaldo; etc.
• Apropiación de activos:
  • Uso inadecuado de fondos corporativos, activos o información confidencial.
  • Ejemplos: Uso no autorizado de activos de la empresa para fines personales; robar bienes o equipos de la empresa; no devolver prendas de vestir o accesorios tomados prestados; uso no autorizado de secretos comerciales; etc.
• Prácticas contra la libre competencia:
  • Prácticas contra la libre competencia se refiere a actividades que restringen la competencia de manera ilegal.
  • Ejemplos: Acuerdos de precios; colusión en licitaciones; etc.
• Violación de la protección de datos:
  • Violaciones de las normativas destinadas a la protección de los datos personales; infracciones graves del secreto de las telecomunicaciones.
  • Ejemplos: Compartir sin autorización datos de clientes y empleados; abuso de datos para comunicaciones por correo electrónico y teléfono; etc.
• Discriminación/ acoso y otros temas de RR.HH.:
  • La discriminación se refiere a situaciones en las que una persona es tratada de maneta diferente a las otras sin una razón legítima, en particular debido al color de la piel, sexo, religión, creencias políticas, origen nacional o social, edad, discapacidad, pertenencia a un sindicato, orientación sexual o identidad de género.
  • Ejemplos: Hostilidad debido a opiniones o creencias; xenofobia; discriminación en derechos de maternidad; etc.
  • Acoso, violencia o amenaza se refieren a cualquier forma de violencia u hostigamiento físico, sexual, verbal o psicológico, o amenaza del mismo tipo.
  • Ejemplos: Acoso sexual; humillación; conducta violenta; chantaje; etc.
• Violaciones de las normas sociales y de la ley del trabajo/ y empleo ilegal:
  • Las violaciones de las normas sociales y de la ley del trabajo se refieren a trabajo forzado o esclavo, tráfico de seres humanos, explotación infantil, restricción de la libertad de asociación y violaciones de las horas de trabajo.
  • Ejemplos: Empleo de niños menores de 16 años o de la edad que estipulen las leyes locales; retención de documentos de identidad; etc.
  • Empleo ilícito se refiere a actividades laborales que evaden el registro obligatorio y los requisitos de divulgación.
  • Ejemplos: Empleo de trabajadores indocumentados; omisión tributaria del pago; falta de registro del negocio; etc.
• Violaciones de los reglamentos de salud y seguridad:
  • Las violaciones de salud y seguridad se refieren a la falta de precauciones o instrucciones de seguridad, y a instancias de falta de cumplimiento con los reglamentos sobre salud y seguridad.
  • Ejemplos: Falta de alertas ante fuentes de peligro; accidentes debido a medidas de seguridad insuficientes; condiciones de trabajo poco higiénicas o peligrosas; etc.
• Violaciones de los reglamentos de protección medioambiental:
  • Las violaciones de los reglamentos de protección medioambiental se refieren a la contaminación intencional o accidental del agua, el suelo o el aire.
  • Ejemplos: Derrame de sustancias peligrosas para el medioambiente; eliminación inadecuada de residuos; etc.
• Violaciones de derechos humanos:
  • Las violaciones de los derechos humanos se refieren a la negación o violación de los derechos consagrados en la Declaración Universal de los Derechos Humanos, siempre que no estén incluidos en alguno de los otros temas principales.
  • Ejemplos: Negación del derecho a la vida, la libertad y la seguridad; privación de bienes; sometimiento a trato degradante; negación del derecho a una remuneración justa y favorable, etc.

Cualquier mensaje que no pertenezca a este alcance limitado no será atendido si se notifica a través del canal de denuncias de Auto Electrochips. Por ejemplo, tenga en cuenta que El canal de denuncias de Electrochips no debe utilizarse para cuestiones rutinarias de RR.HH. (tales como remuneración, rendimiento, etc.), las cuales deberán dirigirse a y ser atendidas por su responsable y la administración de RR. HH.

Además, los asuntos cubiertos por el secreto de defensa nacional, el secreto médico y la protección del privilegio abogado-cliente no deberán notificarse a través del canal de denuncias de Electrochips, y no se atenderán si se notifican a través del mismo.

Asegúrese de que su mensaje sea lo más objetivo y detallado posible, y adjunte cualquier prueba de la que disponga. Si no está seguro de algunos de los hechos notificados, asegúrese de señalarlo.

Para enviar un nuevo mensaje, haga clic en el botón «Presentar una denuncia», situado en la zona central de nuestra página de inicio.

El proceso de envío del mensaje consta de 4 pasos:

1. Para empezar, se le pedirá que lea y se comprometa con las advertencias sobre la seguridad, la confidencialidad, las disposiciones sobre el tratamiento de datos, así como sus obligaciones en materia de anonimato.
2. En la página siguiente, deberá indicar en qué país ha tenido lugar la infracción.
   
3. En la página de mensaje, se le pedirán los siguientes datos:
   • ¿Cuándo y dónde se produjo la infracción? – Opcional.
   • Nombre, posición y organización de personas sospechosas de estar implicadas – Opcional.
   • Nombre, posición y organización de personas que están al tanto de la infracción – Opcional.
   • Descripción de la infracción – Obligatorio.

   Le recomendamos encarecidamente que se identifique, ya que esto puede ayudar a investigar el problema. Tenga la seguridad de que la información que va a proporcionar recibirá un trato confidencial en cada paso del proceso (consulte la pregunta «Cómo se asegura la confidencialidad en mi mensaje» para obtener más información).

   

4. A continuación, se le ofrecerá la posibilidad de revelar o no su identidad (durante el transcurso del caso, también podrá revelar su identidad en cualquier momento).
   
   En el caso de revelar su identidad, se le solicitará nombre completo, relación con la organización, email, y teléfono. También se le solicitará permiso para enviarle notificaciones a través del email proporcionado.
   Tras esto e independientemente de si ha revelado o no su identidad, se le proporcionará un usuario y contraseña que deberá anotar.También se le informará de si su mensaje se ha procesado correctamente (en el caso de haberse identificado y permitido las notificaciones, el estado del envío se le notificará también vía email).

   

   Este usuario y contraseña le permitirá realizar el seguimiento de su mensaje. Para realizarlo, basta con visitar https://canaldenuncias.electrochips.com/ y picar sobre el botón “Ver mi bandeja de entrada”.

El envío de su mensaje a través del canal de denuncias de Auto Electrochips se notificará de inmediato al Responsable del Sistema interno de información.

Su mensaje será examinado por un equipo de evaluación formado por un número limitado de examinadores elegidos de entre los departamentos competentes correspondientes de Auto Electrochips , teniendo en cuenta la naturaleza y la gravedad de los hechos notificados, así como las personas involucradas.

El equipo de evaluación realizará la investigación de su mensaje. En función de la situación, la investigación se realizará conjuntamente con las personas u organismos pertinentes y relevantes dentro de Auto Electrochips .

Las investigaciones se realizarán de forma objetiva y con discreción, de conformidad con la legislación vigente.

La confidencialidad es de primordial importancia cuando se procesan mensajes a través del canal de denuncias de Auto Electrochips .

La protección de su identidad, así como la confidencialidad de su mensaje y del procesamiento de este, se garantizan durante la investigación, en particular, gracias a la tecnología de Trusty Report, el proveedor del portal.

Su identidad no será revelada a las personas que mencione en su mensaje ni, en general, a terceros fuera del equipo de evaluación, sin su aprobación previa expresa, con la salvedad de que su identidad puede revelarse a autoridades y jurisdicciones competentes para el tratamiento de los hechos notificados o cuando lo exija la ley en respuesta a órdenes judiciales, procedimientos jurídicos o citaciones legales.

Salvo que la ley vigente permita o exija lo contrario, se informará a las personas mencionadas en su mensaje de las acusaciones formuladas contra ellas y del cierre del caso que las concierne. Estas personas tendrán derecho a solicitar acceso a sus propios datos personales y a rectificarlos.

I. Objetivo y alcance de esta Política

Este portal («canal de denuncias de Auto Electrochips ») es gestionado por Auto Electrochips, S.L., con domicilio social en C/ Fidel Bautista Sánchez 22, Pol.Ind. Los Villares, 37184 Villares de la Reina, Salamanca (en lo sucesivo “Auto Electrochips”).

El canal de denuncias de Auto Electrochips permite a los empleados y agentes externos (los «Usuarios») de Auto Electrochips enviar mensajes (los «Mensajes») para denunciar de buena fe un delito, una violación manifiesta de las leyes aplicables o una amenaza o perjuicio del interés general; o violaciones manifiestas de directrices internas, principios y políticas.

Los términos y condiciones, así como el proceso para enviar un Mensaje, se describen con más detalle en la página de inicio del canal de denuncias de Auto Electrochips.

Cuando un Usuario envíe un Mensaje, Auto Electrochips será el principal destinatario del Mensaje a cargo de investigar los hechos notificados, según se describe con más detalle a continuación.
En este contexto, Auto Electrochips, como responsable del tratamiento, tendrá acceso a datos personales relacionados, en particular, con el Usuario y las personas nombradas en el Mensaje (los «Datos Personales»).

Auto Electrochips se toma muy en serio la protección de datos y cumple los reglamentos vigentes de protección de datos. Esta política de privacidad (la «Política») tiene por objeto describir los términos y condiciones bajo los cuales Auto Electrochips puede recoger y procesar Datos Personales.
Esta Política es aplicable a todos los Usuarios y todos los Usuarios deben atenerse a esta Política antes de enviar un Mensaje.

II. Tipo de Datos Personales recogidos y procesados

Cuando un Usuario envíe un Mensaje a través del canal de denuncias de Auto Electrochips, Auto Electrochips recogerá y procesará, en la medida en que sea necesario para tramitar el Mensaje, Datos Personales de los Usuarios, a saber: nombre, apellidos, cargo y detalles, si el Usuario los proporciona.

Auto Electrochips también recogerá y procesará Datos Personales sobre las personas identificadas en el Mensaje (la «Persona Acusada»), cuyo contenido dependerá del contenido del Mensaje (y del proceso de investigación).

A este respecto, se recuerda que los Usuarios deben abstenerse de proporcionar Datos Personales que no sean necesarios para el objetivo del Mensaje. Los Datos Personales proporcionados deberán ser adecuados, pertinentes y limitados a lo que sea estrictamente necesario en relación con la infracción denunciada. Por ejemplo, el Usuario se abstendrá de proporcionar detalles acerca de la vida privada, la personalidad, las habilidades profesionales, etc. de la Persona Acusada, excepto si dicha información es absolutamente necesaria para demostrar la supuesta infracción. Los hechos notificados se expondrán de forma neutral y objetiva, y se identificarán claramente como solo «presuntos». En ningún caso el Usuario notificará hechos cubiertos por el secreto de defensa nacional, el secreto médico o el privilegio cliente-abogado.

III. Objetivo de la recogida y procesamiento de los Datos

Auto Electrochips utilizará los Datos Personales que contiene el Mensaje para los siguientes fines:

• la gestión del Mensaje y la investigación de los hechos notificados,
• si corresponde, la apertura de las reclamaciones o procedimientos disciplinarios necesarios,
• si es pertinente, la ejecución de las medidas correctivas o sanciones aplicables,
• si es pertinente, la comunicación de los hechos notificados a entidades judiciales o gubernamentales, o en respuesta a órdenes judiciales, procedimientos jurídicos o citaciones legales.

IV. Destinatarios de los Datos

Los Mensajes que se envíen a través del canal de denuncias de Auto Electrochips se notificarán de inmediato al Responsable del Sistema interno de información, y posteriormente serán examinados por un grupo de evaluación formado por un número limitado de examinadores elegidos de entre los departamentos competentes correspondientes de Auto Electrochips (el «Equipo de Evaluación»), teniendo en cuenta la naturaleza y la gravedad de los hechos notificados, así como las personas involucradas. Los miembros del Equipo de Evaluación estarán sujetos a obligaciones de confidencialidad más rigurosas.

Para el propósito de las investigaciones, los examinadores pueden, si es pertinente y según el contexto específico del Mensaje, compartir los hechos notificados, incluidos los Datos Personales cuando sea necesario, con las personas u organismos competentes correspondientes de la entidad afectada (en particular, la empresa en la que trabaje la Persona Acusada).

Para el mismo propósito, Auto Electrochips puede transferir el Mensaje a proveedores externos que asistan a Auto Electrochips en el procesamiento de los Mensajes. Dichos proveedores, si los hay, también estarán sujetos a las obligaciones establecidas en esta Política.

En cualquier caso, toda la información y los Datos Personales contenidos en el Mensaje (los «Datos»), incluida la identidad del Usuario, se compartirán con un número limitado de personas y se tratarán como información confidencial en la medida en que lo permita la ley, y con el máximo cuidado.

En particular, la identidad del Usuario no se revelará a terceros fuera del Equipo de Evaluación si no se dispone de la aprobación expresa del Usuario.

Sin perjuicio de lo anterior, los Datos, incluida la identidad del Usuario, también puede revelarse a las autoridades y jurisdicciones competentes cuando sea pertinente para gestionar los hechos notificados o cuando así lo exija la ley en respuesta a órdenes judiciales, procedimientos jurídicos o citaciones legales.

Por último, a los datos personales y la información introducidos en el canal de denuncias de Auto Electrochips solamente Auto Electrochips tiene acceso a los datos. Esto se garantiza en el procedimiento certificado a través de medidas técnicas y organizativas exhaustivas (el canal Trusty Report está alojado en un servidor virtual, en un centro de datos de alta seguridad en Alemania, certificado según la norma ISO 27001 y proporcionado por Hetzner Online GmbH).

V. Transferencia de Datos

Todos los Datos que se introduzcan serán transferidos a la base de datos del canal Trusty Report en un centro de datos de alta seguridad en Alemania.

VI. Periodo de retención de los Datos

Los Datos recogidos para los propósitos aquí indicados se almacenarán como se describe a continuación.

Si los hechos notificados no pertenecen al alcance del canal de denuncias de Auto Electrochips, los Datos se archivarán durante 5 años.

Si los hechos notificados pertenecen al alcance del canal de denuncias de Auto Electrochips pero, después de la investigación, finalmente no se inicia una acción judicial o disciplinaria, los Datos serán eliminados en los 2 meses siguientes al final del proceso de investigación (o se archivarán durante 5 años después de haber sido anonimizados), a menos que los Datos sean objeto de retención por litigio de conformidad con la ley vigente, en cuyo caso la eliminación se suspenderá hasta la resolución.
Si se inicia una acción judicial o disciplinaria, los Datos se almacenarán hasta el final de dicha acción, incluido cualquier posible periodo de apelación o ejecución de la sanción (o del acuerdo, en caso de solución amistosa).

VII. Seguridad

Auto Electrochips proporcionará un nivel adecuado de protección para los Datos y garantizará que se implementen medidas de seguridad técnicas y administrativas suficientes para proteger los Datos (incluidas la educación y la formación del personal pertinente) contra la destrucción accidental o ilegal, la pérdida o alteración accidentales, la divulgación o el acceso no autorizados, y contra cualquier otra forma de procesamiento ilegal.

A este respecto, tenga en cuenta en particular que el canal Trusty Report está alojado en un servidor virtual, en un centro de datos de alta seguridad en Alemania, certificado según la norma ISO 27001 y proporcionado por Hetzner Online GmbH. Todos los Datos se cifran y se almacenan con varios niveles de protección de contraseña.

VIII. Derechos de los Usuarios

Los Usuarios pueden solicitar acceso a los Datos Personales almacenados que les conciernan, u obtener una copia de cualquier Dato Personal que se conserve en relación con ellos en el canal de denuncias de Auto Electrochips. Los Usuarios también pueden solicitar que los Datos Personales que les conciernan sean corregidos, enmendados, eliminados, o que se restrinja su procesamiento. Asimismo, los Usuarios pueden retirar cualquier consentimiento que hayan proporcionado anteriormente a Auto Electrochips, o indicar su objeción, por motivos legítimos, al procesamiento de sus Datos Personales en cualquier momento.

Los Usuarios también tienen el derecho de presentar una queja ante la autoridad supervisora competente (Agencia Española de Protección de Datos) en caso de cualquier uso indebido de sus Datos Personales.

Para ejercer estos derechos, los Usuarios pueden ponerse en contacto con Auto Electrochips en la dirección infotecnica@electrochips.com o rrhh@electrochips.com; una vez recibida la solicitud, se le dará respuesta a la mayor brevedad.

IX. Cambios a la Política

Auto Electrochips se reserva el derecho de modificar esta Política en cualquier momento, en particular, a fin de adaptarla a las evoluciones del canal de denuncias de Auto Electrochips o a las leyes o reglamentos vigentes. En caso de que se modifique la Política, se les pedirá a los Usuarios que acepten estos cambios para continuar usando el canal de denuncias de Auto Electrochips. En cualquier caso, antes de enviar un nuevo Mensaje, se le pedirá al Usuario que acepte la Política. Auto Electrochips recomienda encarecidamente al Usuario que lea la Política con atención cada vez que envíe un nuevo Mensaje.

X. Cookies

La comunicación entre el ordenador del Usuario y el canal de denuncias de Auto Electrochips se realiza a través de una conexión cifrada (SSL). La dirección IP del Usuario no se almacenará durante su uso del canal de denuncias de Auto Electrochips. Sin embargo, para mantener la conexión entre el ordenador del Usuario y el canal de denuncias de Auto Electrochips, se almacenará una cookie en el ordenador del Usuario que solamente contendrá la identificación de la sesión (la denominada «cookie de sesión»). Esta cookie solo será válida hasta el final de la sesión del Usuario y expirará cuando el Usuario cierre su navegador.

Trusty Report utiliza cookies analíticas proporcionadas por Google.

XI. Contacto

Si los Usuarios tienen preguntas acerca de la protección de sus Datos Personales en el contexto del canal de denuncias de Auto Electrochips, o acerca de esta Política en general, pueden ponerse en contacto con Auto Electrochips por correo electrónico en las siguientes direcciones infotecnica@electrochips.com o rrhh@electrochips.com